Wie zijn wij?
Gemeente Barneveld beheert Meedoen in Barneveld. BS&F verzorgt de uitvoering en digitale ondersteuning van Meedoen in Barneveld. Wij verwerken samen persoonsgegevens van iedereen die van dit platform gebruikt maakt. Natuurlijk gaan wij zorgvuldig, veilig en transparant met uw persoonsgegevens om.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Als iemand onze website bezoekt, verzamelen wij gegevens over het bezoek. Wij verzamelen uw IP-adres, besturingssysteem en de internetbrowser die u gebruikt. Wij analyseren deze gegevens voor statistieken.
Bij een aanmelding voor één van onze diensten vragen wij om persoonsgegevens. Deze geeft u direct aan ons via de website, e-mail, chat of telefoon of via een tussenpersoon. Wij vragen nooit meer persoonsgegevens dan wij nodig hebben en gebruiken deze alleen voor het doel waarvoor u het aan ons hebt gegeven.
Als iemand een aanvraag indient voor Meedoen in Barneveld hebben wij in ieder geval naam, geslacht, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, rekeningnummer en BSN nodig. Als u nog niet bekend bent bij ons hebben wij ook uw inkomen en vermogen nodig.
Als iemand een bestelling plaatst in de webwinkel vragen wij mogelijk extra persoonsgegevens. Dit is noodzakelijk voor de uitvoering van een dienst of het verzenden van een product. Wij verstrekken deze gegevens aan de aanbieder.
Als iemand zich aanmeldt als aanbieder hebben wij gegevens nodig over de organisatie. Wij vragen om naam, adres en e-mailadres van de organisatie. Van de contactpersoon van de organisatie vragen wij om naam, geslacht en e-mailadres. Deze gegevens gebruiken wij om te communiceren over het account, producten en bestellingen. Van de organisatie hebben wij ook minimaal het bankrekeningnummer en KvK-nummer nodig. Voor organisaties die btw-plichtig zijn hebben wij ook het btw-nummer nodig.
Na uw aanmelding op Meedoen in Barneveld maken wij een account voor u aan. In uw account bewaren we gegevens van aanvragen, bestellingen, e-mailwensen en persoonlijke gegevens. U krijgt een unieke gebruikersnaam met wachtwoord waarmee u kunt inloggen. Houd deze geheim. Ook wij kunnen niet zien wat uw wachtwoord is omdat wij deze onomkeerbaar versleutelen.
Het verwerken van uw BSN door ons is alleen toegestaan, omdat hiervoor een wettelijke grondslag bestaat, namelijk artikel 35 van de Participatiewet.
Voor de uitvoering van onze diensten aan jou, gebruiken wij uw persoonsgegevens ook voor het contact met de helpdesk, bestellingen, en communicatie via telefoon of e-mail.
Wij verwerken persoonsgegevens pas als u er toestemming voor geeft, of omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten. Als wij persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming kan de toestemming altijd weer worden ingetrokken.
Hoe beveiligen we uw gegevens?
Wij vinden het belangrijk dat uw privacy beschermd blijft. We hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Hieronder vallen maatregelen zoals encryptie, database restricties, pseudonimisering, logging, en tweefactorauthenticatie.
Wij hebben een informatiebeveiligingsbeleid en houden een register van verwerkingsactiviteiten, een toestemmingsregister en een datalekprocedure bij. Zo kunnen wij aantonen dat we aan de privacywetgeving voldoen.
Hoe lang bewaren we uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan echt nodig is. Daarna verwijderen we alle gegevens die we van u hebben. Of we gebruiken uw gegevens alleen nog anoniem, omdat we sommige gegevens nodig hebben voor onze financiële verantwoording.
Van deelnemers bewaren wij de bijbehorende gegevens tot maximaal 2 maanden na de sluiting van de platformeditie. Dit is noodzakelijk voor onze administratie en voor de toekenning van de volgende editie van de meedoenregeling. Het BSN-nummer bewaren wij maximaal totdat de aanmelding is behandeld.
Van aanbieders bewaren wij de gegevens ook tot maximaal 2 maanden na de sluiting van de platformeditie van het jaar waarin een account is verwijderd. Dit is noodzakelijk voor onze administratie.
Voor back-ups gebruiken wij een bewaartermijn van 6 weken.
Volgens de wet zijn wij verplicht om bepaalde (persoons)gegevens 7 jaar lang te bewaren. Zoals de basisgegevens van Meedoen in Barneveld voor een grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, verkoopadministratie en e-mails die betrekking hebben op de bedrijfsvoering.
Met wie delen we uw gegevens?
We delen uw gegevens alleen met andere partijen als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Wij maken hierover afspraken met deze partijen. Wij werken samen met een hostingpartij en partijen voor onze administratie.
Wij gebruiken ook derde partijen voor onze dienstverlening en het verzamelen van statistieken. Wij zijn gerechtigd om bezoekersaantallen en websitegebruik te analyseren en voor als statistieken te gebruiken. Dit doet wij alleen nadat gegevens anoniem gemaakt zijn.
Bij het plaatsen van een bestelling in de webwinkel kunnen wij vragen om persoonsgegevens, zoals het verzendadres. Deze gegevens delen wij met de aanbieder omdat deze persoonsgegevens nodig zijn om de bestelling uit kunnen uitvoeren.
Wat zijn uw rechten?
U heeft altijd het recht om ons te vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en om onjuiste gegevens te laten aanpassen of verwijderen. De meeste gegevens kunt u zelf inzien en aanpassen in ‘mijn account’.
Wilt u uit ons systeem worden verwijderd, dan kunt u contact opnemen met Gemeente Barneveld op e-mailadres servicepunt@barneveld.nl. Wij kunnen niet altijd alles verwijderen als we wettelijk verplicht zijn om gegevens te bewaren.
U heeft het recht om niet onderworpen te worden aan een geautomatiseerde beslissing. Daarom is er voor afwijzing van Meedoen in Barneveld altijd sprake van een menselijke beslissing. Wij controleren of de gegevens juist zijn ingevuld en of u recht hebt op de meedoenregeling. Van een afwijzing zal u een beschikking ontvangen. Tegen afwijzing staat bezwaar open.
Heeft u vragen of klachten?
Voor vragen of klachten over het gebruik van uw gegevens kunt u contact opnemen met servicepunt@barneveld.nl.
U kunt ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).